Documentele, de la bibliorafturi la câteva clickuri: DMSVault și Arhiero (Partea a II-a)

v1

Cum completează Arhiero sistemul DMSVault?

Dacă DMSVault vine cu atuul gestionării rapide a documentelor, arhivarea cu Arhiero are atuul siguranței suplimentare și garanției de păstrare a documentelor. „Nimeni nu se gândește că în momentul în care, de exemplu, transferă datele de pe un calculator pe altul, că-și reînoiește serverul sau schimbă discul, unele documente pot să se corupă și pot să le piardă. Dincolo de faptul că le am și le stochez și poate le accesez mai repede, am nevoie de un sistem unde pot să le pun și să știu că acolo, indiferent ce se întâmplă la mine local în companie, ele rezistă 50 de ani sau 70 de ani, dincolo de fenomenele de îmbătrânire ale materialelor din care sunt făcute hardisk-urile, ceea ce nu prea ai cum să faci sau să ți sub control la o companie mică, unde știm foarte bine că sculele se înnoiesc o dată la 10 ani, la 15 ani, nimeni nu ține un plan de mentenanță la echipamente să știe care e durata de viață, după cât timp trebuie reînnoite”, subliniază Cornel Alexa.

Cum alegi și cât costă?

În principiu gestiunea documentelor va fi făcută cu DMSVault, iar la finalul fluxului unui document, arhivarea lui electronică se va face cu Arhiero. Cum alegem unde plasăm documentele în cele două produse și de care avem nevoie ne explică tot Cornel Alexa: „Răspunsul aici ar fi balanța dintre cât de des accesezi documentele versus perioada de care ai nevoie sau te obligă legea să le ții. Sunt firme care nu rezistă 20 sau 30 de ani pe piață, ori anumite documente trebuie ținute și 50 sau 70 de ani. În momentul de față ele ținându-se pe suport de hârtie, după 5 ani sau după ce nu se mai folosesc ele de obicei se depun la un arhivator clasic, într-un depozit. Plus că Statul preia cheltuielile. Dacă ești o firmă mică și, din punctul acesta de vedere, vrei să-ți asiguri persistența documentelor pe o perioadă lungă și să nu le tot muți, să nu mai ai probleme cu hârtia, acolo unde legea permite dematerializarea documentelor, și mai nou Codul Fiscal, de exemplu, permite partea financiară, acolo ele deja se pot depune în arhiva electronică.”

Legat de costuri, acestea pot fi comparate cu cele aferente unui abonament de telefonie mobilă.

Cum se construiește costul final?

CornelAlexa
Cornel Alexa, specialist în managementul documentelor și senior project manager

Există două componente, un abonament fix și un cost variabil. Cornel Alexa dă toate detaliile: „Sunt două componente majore: prețul fix de acces, care în general se negociază și poate fi între 20 și 50 de euro, care este o taxă lunară și se plătește atâta timp cât compania menține contractul cu noi, pentru accesul la documente și eliberarea documentelor din arhivă. N-are o limită de câte documente poate extrage în suma aceasta, atâta timp cât sistemul este funcțional și există acces la el. Cealaltă componentă se referă la partea de stocare. Aici, fiecare companie plătește cât spațiu ocupă și pe ce perioadă de timp, la sfârșitul unei luni calendaristice. Deci dacă într-o lună de zile, să spunem, a pus 10 documente pe o perioadă de 5 ani, el va plăti la sfârșitul acelei luni contravaloarea spațiului de stocare folosit pentru acel număr de documente pentru perioada de 5 ani. Asta ne permite nouă ca arhivatori, conform legii în vigoare, să menținem documentele în arhivă, chiar dacă suntem privați, pentru că au fost achitate în avans, pe toată perioada, indiferent dacă firma încheie la un moment dat relația contractuală cu arhivatorul”.

Citește prima parte a articolului aici.

Write a Reply or Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

my

*


Vă rugăm nu treceți date personale în secțiunea de comentarii.