În era digitală, viteza și ușurința cu care circulă informația au ajuns să aducă beneficii și activității economice. Muntele de documente pe care o firmă poate ajunge să îl producă într-un interval relativ scurt de timp, poate fi acum digitalizat și păstrat „la mână”, adică la câteva click-uri distanță, folosind sistemele DMS (Document Management System) și cele de arhivare electronică. Pentru că Reea are două astfel de produse, am stat de vorbă cu Cornel Alexa, specialist în managementul documentelor, care a coordonat dezvoltarea produselor DMSVault și Arhiero. Ce am aflat?
Managementul documentelor
DMSVault este un produs care ajută o firmă, indiferent că are 1, 2, 5 sau 5.000 de angajați, să gestioneze fluxul de documente. Sistemul poate să asigure printr-o singură intrare fluxul a mii de documente pe care le ai la îndemână oricând prin câteva click-uri. „Practic este un sistem care ține documentele la mână și îți oferă timpi scurți de intervenție asupra lor. Îți mai creează posibilitatea de a crea fluxuri de documente, de a crea diferite metodologii de lucru prin care stabilești clar care sunt persoanele responsabile, pentru ce operațiune, și sistemul respectiv de management se asigură că un document trece prin toți pașii definiți în prealabil, de la intrarea în sistem până la punctul final, care poate fi, de exemplu, arhivarea într-un sistem gen Arhiero”, spune Cornel Alexa.
Punctul final, arhivarea
Legea românească permite acum ca documentele produse de o companie să poată fi arhivate și electronic. De aceea, punctul final al gestiunii unor documente, adică arhivarea lor, poate să fie tot într-un mediu electronic. Și aici intervine produsul Arhiero, care este complementar și compatibil cu DMSVault, fiind o soluție de arhivare electronică autorizată. De ce este importantă această autorizare a Arhiero? Pentru că, dacă la gestiunea documentelor nu există legi care să-ți fixeze reguli, iar stocarea documentelor se face pe hardware-ul firmei, la arhivarea electronică lucrurile se schimbă – legile sunt mai stricte, arhivarea se face în medii autorizate de Stat, nu pe calculatoarele firmei. Cornel Alexa ne explică: „Arhiero este un sistem de arhivare a documentelor pe termen lung, creat conform Legii arhivării electronice în vigoare și care corespunde tuturor cerințelor impuse de către autoritatea națională. În principiu este o soluție soft creată de noi, customizată și care respectă litera legii, exact cum cere procesul de acreditare ca arhivator electronic autorizat în România.”
Ce garanții suplimentare cerute de lege aduce Arhiero?
În principal este vorba despre mutarea responsabilității de menținere a arhivei electronice de pe umerii firmei, pe umerii arhivatorului electronic autorizat. Asta înseamnă că documentele, chiar dacă pot fi accesate și de pe calculatorul firmei, sunt de fapt stocate într-un centru de arhivare electronică autorizat. În plus, mai spune Cornel Alexa, este vorba și de aspecte juridice: „Pe arhiva digitală, pe Arhiero, semnătura digitală este obligatorie. Deci orice document, înainte de a fi plasat în arhivă, este semnat de către proprietar, iar, pe baza semnăturii, noi autentificăm persoana respectivă în sistem, acceptăm documentul, îl contrasemnăm încă o dată, deci există două semnături, iar apoi este depus spre stocare. La extragerea documentului din arhivă, poate fi făcută în principiu oricând dacă se dorește un exemplar, se mai semnează o dată la data respectivă, ceea ce practic îi dă, prin faptul că noi suntem acreditați și învestiți de Stat, regimul juridic. Pe baza acestor semnături, practic se poate determina că documentul nu a suferit modificări(…) Un alt motiv ar fi faptul că, trecând prin acest proces de acreditare, Statul garantează că cei care creează sau gestionează asemenea sisteme răspund unor cerințe critice în ce privește stocarea lor pe termen lung, garantarea confidențialității documentelor, recuperarea documentelor în caz de dezastre. Există inclusiv o asigurare.”
Citește și partea a doua a articolului aici.
