Administrarea documentelor dintr-o companie necesită extrem de multe resurse. Alături de cele umane și materiale se enumeră timpul dedicat gestionării lor și spațiul de depozitare necesar păstrării acestora în condiții potrivite, care să asigure buna menținere și evitarea degradării acestora. Cu scopul de a înlesni procesul de administrare a documentelor, a fost creat un sistem care facilitează întregul proces de lucru cu acestea.
Astfel, pe lista sistemelor dezvoltate de către specialiștii noștri se află și DMSVault, care este destinat managementului tuturor formatelor de documente electronice din cadrul unei firme. Fie că este vorba despre fișiere editabile, fie de tip imagine, audio sau video, acest sistem reduce considerabil timpul dedicat administrării materialelor, oferind varianta de a le stoca, accesa și urmări extrem de facil.
Cum funcționează?
Sistemul DMSVault permite editarea de documente și oferă posibilitatea de aplicare a semnăturii digitale, având o interfață intuitivă, o logică uzuală și opțiunea de a crea comenzi rapide. Fișierele pe care le cuprinde pot fi indexate pentru a fi căutate într-un timp scurt pe baza metadatelor specifice.
După realizarea unui cont de admin, fișierele pot fi organizate pe departamente și utilizatori, chiar pe grupuri, cărora le sunt distribuite documente în funcție de rolurile acestora. DMSVault permite gestionarea nelimitată, singurul impediment fiind capacitatea echipamentelor disponibile și spațiul avut la dispoziție.
O altă caracteristică a sistemului, însă opțională, este că transformă documentele printate în format electronic cu ajutorul suportului integrat OCR sau Optical Character Recognition, prin intermediul scannerului. La această particularitate se adaugă și recunoașterea diferitelor componente de tip imagine cuprinse în material, cum ar fi ștampilele sau semnăturile holografice.
Integrat cu platforma de arhivare electronică
DMSVault este integrat nativ cu platforma www.arhiero.ro și oferă utilizatorului posibilitatea de a arhiva electronic toate documentele aflate în baza de date. În acest fel, dispare necesitatea de spațiu pentru depozitare, existând posibilitatea ca acestea să poată fi păstrate în siguranță, conform legii în vigoare.
Detalii despre implementare
Sistemul a fost dezvoltat pe frameworkul .NET, la care se adaugă și WPF sau Windows Presentation Foundation, framework extrem de flexibil, un subsistem grafic utilizat în construcția aplicațiilor pentru Windows. Limbajul folosit în construcție este C Sharp sau C#, dedicat în general dezvoltării componentelor de tip software.
Creat special pentru a servi companiilor cu scopul de a ușura procesul administrării oricărui tip de document sau fișier, sistemul DMSVault reduce substanțial nevoia de resurse materiale, spațiu și timp. Siguranța și integritatea pe termen lung este asigurată de arhitectura distribuită client-server și de serverul central de stocare securizat, bazat pe platforma Unix.
Funcționalitățile oferite pot fi testate în versiunea gratuită și limitată a sistemului și anume DMSVault Lite, pe care am lansat-o recent și poate fi descărcată de aici: http://dmsvault.ro/licentiere/.
Poți afla mai multe informații despre toate funcționalitățile sistemului accesând următorul link: http://dmsvault.ro/caracteristici/.
DMSVault este un produs Reea.
