1. L’archivage électronique en Roumanie
L’archivage électronique est inclus dans un système de gestion de documents et suppose une mobilité de gestion en principe simple. En pratique, c’est un système électronique de stockage et de gestion des documents au sein d’une compagnie. La fonctionnalité d’un système de gestion de documents est et peut devenir assez complexe, selon le type de l’activité.
En Roumanie, il existe une loi sur l’archivage électronique, qui accrédite les personnes physiques ou juridiques pour le stockage externe de ces documents dans des conditions spéciales. Outre l’archivage local au sein de la société, ces personnes physiques ou juridiques peuvent bénéficier d’un service de stockage de données externes, qui ce fait sur une plateforme construite et accréditée conformément à la loi 135/2007, régissant l’archivage électronique.
En principe, la même loi règlemente l’endroit où ces données peuvent être stockées. Ils doivent être exclusivement en Roumanie, donc interdit de quitter le pays pendant la procédure, quelques soient les étapes intermédiaires. Ces documents ne sortent pas du territoire roumain. Les serveurs et les périphériques de stockage ont besoin, à leur tour, de stocker dans un centre de données situé en Roumanie, accrédité par la loi, pour la prestation d’archivage électronique. Il existe peu de centres de données en Roumanie qui détiennent cette accréditation. À l’heure actuelle, nous stockons tout l’équipement dans un de ces centres de données, qui est soumis, bien sûr, à des règles de sécurité et de contrôles réguliers. Le Ministère de la société de l’information les accrédite et les contrôle régulièrement pour qu’ils répondent aux exigences.
2. Comment est réalisé le procédé d’archivage électronique
L’archivage électronique devient obligatoire lorsque les documents stipulés par la loi, avec un régime d’archivage pour une période de temps déterminée, par exemple, les fiches de salaire ou les déclarations d’impôts sont émis par un système entièrement électronique. Le procédé ne se fait pas au sein de l’entreprise, mais par un fournisseur d’archivage accrédité par la loi. Ce processus d’archivage chez un fournisseur accrédité consiste dans l’application de signatures numériques sur les documents qui garantissent l’intégrité et l’authenticité de ces documents. Une fois sortis des archives de ce fournisseur de service, ils ont le même effet juridique que les signatures manuscrites, que les documents signés et tamponnés à la main. Ce sont des documents authentiques, et de cette manière la nécessité de conserver des copies papier du document est complètement éliminée.
Il est possible d’archiver électroniquement tout document. En fait, la notion de document n’est pas vraiment appropriée, parce que dans un système électronique, en informatique, on parle de fichiers, des fichiers qui peuvent être audio, média, y compris des documents Office, PDF ou même texte. L’archivage électronique peut présenter tous types de formats. Il existe certaines limites imposées par la transformation physique dans le procédé de l’archive, ce qui limite un peu, mais à l’heure actuelle nous pouvons archiver des documents jusqu’à 4 Go, pour des données comprenant même des vidéos d’une durée d’environ deux, trois heures, d’une bonne qualité.
Toute sorte de fichier qui est déposé dans cette archive doit être signé numériquement, y compris les enregistrements vidéo. C’est une condition légale. Le propriétaire à le droit de disposer du document, et l’ayant délivré, le signe électroniquement, et cela garantie aux archiveurs que cette personne est authentique, que la signature est valable au moment du dépôt du document dans les archives. Ceci est un processus de vérification électronique. Une fois que nous établissons que l’intégrité du document est intacte, nous mettons à notre tour notre signature d’archiveurs, avec laquelle nous garantissons la réception dans l’archive, après quoi le document est déposé. Plus tard, quand vous voulez extraire le document, nous le signons une nouvelle fois, signature qui garantie qu’il n’a pas été modifié au cours de l’archivage et qu’il est authentique.
3. L’archivage électronique chez Reea
La solution développée par Reea a été accréditée, répondant ainsi à toutes les exigences imposées par la loi. Elle est appelée www.arhiero.ro. C’est le site où les personnes intéressées peuvent trouver les informations supplémentaires et peuvent nous contacter. Plusieurs compagnies offrent ces solutions. Il existe un registre sur le site Internet du Ministère de la société de l’information, où tous les prestataires d’archives électroniques accrédités en Roumanie aujourd’hui sont enregistrés. Il n’y en a pas beaucoup, actuellement environ six ou sept, dont seulement deux ou trois compagnies offrent leurs services au public et qui, je dirais, imposent une certaine quantité de documents. Donc dans l’ensemble, à peu près tous n’acceptent que des volumes très élevés d’archives. C’est ici que nous intervenons, nous essayons d’aider les petites et moyennes entreprises à trouver des emplois pour ces opérations.
Le procédé d’archivage électronique peut être fait quasiment directement à travers la sous-traitance du service d’archivage avec notre société. Les bénéficiaires de ce service doivent avoir un certificat électronique étendu, qualifié, qui peut être acheté actuellement auprès des fournisseurs de services en Roumanie. Toutes les entreprises et les sociétés commerciales détiennent déjà un tel certificat, car il est utilisé lors de la déclaration d’impôts, mais pas uniquement. Concrètement, un document est signé électroniquement en utilisant ce certificat, après quoi, en complétant quelques informations supplémentaires, que l’on appelle les métadonnées, comme la date de délivrance, le bénéficiaire, l’émetteur, certains mots-clés qui joignent le document, il peu être envoyé à l’archivage, en précisant la période. Techniquement parlant, tout ceci peut être fait avec un logiciel spécialisé qui ne fait que ça, à savoir qui permet à une personne X de signer un document et de l’envoyer à l’archivage.
D’autre part, il est intégré aux autres logiciels utilisés en interne par l’entreprise, pour différentes opérations : logiciels de comptabilité, de gestion, d’administration de documents qui assurent un stockage local et qui, en copie, peuvent envoyer un document par le biais du système d’archives agréé. Tout est transparent, et une fois qu’une signature numérique est appliquée, le document est prêt à être pris dans l’archive.
4. Importance des archives électronique et ses coûts
Nous commençons par l’idée de sécurité des documents et la garantie de leur intégrité sur une longue période de temps. Nous savons tous que le papier implique des conditions d’archives spéciales. Les fournisseurs classiques d’archivage papier, doivent répondre à certaines conditions pour maintenir les coûts, les fournisseurs de services. Mais extraire un document d’archivage classique implique certaines procédures et un délai parfois assez long, plus les frais. L’archivage électronique accrédité peut quasiment retrouver un document en quelques secondes. Une fois émis, il peut être utilisé, y compris devant les tribunaux, dans le cas de procès ou de procédures juridiques. D’une salle d’audience on peut théoriquement entrer dans une archive et extraire un tel document.
Au-delà de ça, il y a bien sûr d’autres réductions de coûts, impliquant la manipulation, le transport de papier, sans parler de l’aspect environnemental du problème. Donc, les avantages sont multiples lorsque les prestations sont analysées et présentées en temps réel.
Les coûts d’archivage à long terme sont assez faibles, par rapport à celui du papier. Pensez que dans certains cas l’archive est de 50 ou de 70 ans. Nous parlons de l’équivalent d’un abonnement de téléphone par mois. Nous prenons en considération le nombre de documents et leur taille. Le prix est en relation avec le nombre de documents présentés dans les archives et leur taille. Jusqu’à 10.000 documents, le coût se situe en dessous de 10 euros par mois.
5. Archivage physique des documents aujourd’hui
Il ya des documents spéciaux où la loi n’est pas très claire sur les modalités d’archivage. En principe, la loi permet la dématérialisation de tous documents papier et le stockage sous forme numérique. Nous parlons de documents classés dans la catégorie historique. Mais les documents habituels tels que les contrats, les factures, les reçus, 80 % de tout ce qui est traité par une entreprise peut être archivés électroniquement.
